A comunicação precisa ser revista nas empresas.

Por Marcos Alencar De nada adiante termos acertos e definições para uma boa semeadura de inicio de ano, se não tivermos efetivo registro disso. Organizar o que ficou decidido numa reunião ou numa simples conversa de setor vem sendo desprezado há muito tempo.  Temos a falsa sensação de que escrever e registrar em detalhes aquilo que conversamos é perda de tempo. Um ponto que muitos conhecem, mas pouco se debate, é que o brasileiro tem o hábito de conversar – principalmente assuntos importantes – exigindo que haja um contato visual, olho no olho. Se o profissional que o atende está conversando e registrando tudo num editor de texto, digitando, sem olhar para quem conversa isso não é bem recebido. Entende-se que está ocorrendo um meio que desprezo, na conversa que se trata. Nas empresas percebemos nas reuniões que os participantes chegam com seus blocos de notas e caderninhos, anotam a sua maneira o que devem fazer, mas não existe – com habitualidade – uma ata central aonde se registre todas as definições e responsabilidades. Cada um anota da sua forma e estes registros não se falam não se comunicam entre si. Acertasse muito e executa-se pouco, por não existir um documento único e uma pessoa responsável pela fiscalização e sincronismo das ações que precisam ser feitas e executadas. Estou falando aqui de uma significativa quantidade de empresas, não deixando de ressalvar algumas exceções, onde o procedimento de registro é eficaz e consistente. A mesma coisa percebe, no envio de e-mails. Não se detalha o que se trata no campo assunto, não existe uma indexação do e-mail. O e-mail hoje é aceito como um documento válido, devidamente assinado, principalmente, no âmbito do empregador. Trata-se de assuntos importantes, sem criar relevância no e-mail. É comum nos depararmos com e-mails com menção de “diversos” no campo assunto. No corpo do e-mail, se cria um bate papo, uma salada de informações, como se aquele recado que está ali pudesse ser facilmente encontrado no futuro. Todo o acerto, em muitas situações, vai pelo ralo pelo fato de não se ter registro correto da informação. Logo, o que se escreveu não é recuperado facilmente, não se sabe aonde foi guardado e como foi guardado. A informação não está disponível na ponta dos dedos. Daí começasse a “achar” o que foi combinado ou acertado, por não ter a informação exata nas mãos. É comum, diante dessa falta de cuidado com a informação, de criação de um procedimento padrão de registro, que muitos assuntos sejam tratados repetidamente e de forma exaustiva. Os erros se repetem, a falta de registro fica ali arraigada no seio daquela organização, entra ano e sai ano e nada muda. As pessoas simplesmente acham que dá trabalho indexar, escrever de forma ordenada, disciplinada, organizada. Acham, equivocadamente, que isso é perda de tempo. Não é. Perda de tempo é se tratar de um assunto, estudar um caso, tomar decisões – às vezes em longas reuniões – se distribuírem responsabilidades, e não se ter um registro eficaz disso. Um bom começo para solucionar este problema, é a adoção de um padrão simples e objetivo, que atenda as necessidades da empresa e dos seus empregados, inclusive dos prestadores de serviços, de registro das atas de reunião. Outro, que se criem regras para envio dos e-mails, exigindo que do campo assunto haja detalhamento do que está sendo tratado no corpo do e-mail e que se utilize um e-mail para cada tema, evitando misturar os problemas que terão encaminhamentos diversos. Outra coisa que precisa ser evitada é o acerto verbal, ou, via mensagens de celular, que podem ser exercidos – pois é muito eficaz esta ferramenta – mas que precisam ser formalizados quando de uma definição, sendo uma boa saída à transcrição dessas conversas rápidas num e-mail. O que não pode é gastarmos tanto tempo buscando solução para uma coisa, e deixarmos que o tempo nos faça esquecer daquilo que decidimos.  ]]>